Existe una tendencia muy generalizada de aceptar como algo natural la inexactitud de la “Data Maestra” y, más aún, de dar por válido un dato que ha estado en la empresa desde siempre. ¿Quién lo calculó?, ¿cómo se determinó?, no lo podemos definir, pero lo usamos y difícilmente lo cuestionamos. ¿Por qué tenemos información inexacta?, las causas potenciales pueden estar asociadas a errores humanos y a la programación del ERP - Enterprise Resource Planning (Planificador de recursos empresariales), por lo que deberemos prestar atención a las siguientes premisas: descuido, procedimientos no válidos o inexistentes, ineficiencia o desactualización en los registros de información, manejo inadecuado de las ubicaciones, desconocimiento de los artículos por parte del personal y parámetros de programación de las herramientas de tecnología.

Respecto a lo último, el área de Tecnología de Información debe garantizar que los registros estén bien asociados, podríamos haber asignado un código de barras a un artículo que no corresponde, debemos revisar que los algoritmos se ejecuten según los protocolos de programación y no muestren un resultado distinto al operado, también hay que validar que las operaciones estén agrupadas correctamente y según correspondan a los ingresos o salidas; dependiendo de cuán robusto sea el ERP en el entendimiento y adaptación de los procesos este disipará las probabilidades de error en la ejecución lógica y operativa en torno a la operación y la generación de registros.

Un registro para ser considerado eficiente debe contar con una exactitud de inventario (ERI) del 95 %. Escéptico a algunas premisas, es poca la probabilidad que un almacén logre la exactitud al 100%, porque si bien las herramientas de tecnología como los lectores de radiofrecuencia o códigos de barra facilitan la automatización de los procesos, estos tan solo minimizarán el margen de error más no lo eliminarán, la tecnología acompaña a los procesos pero estos deben estar estandarizados y entendidos por el personal para que estas herramientas cumplan con los resultados esperados.

Resulta una buena práctica auditar los procesos y sobre todo los algoritmos de programación del ERP que permita anticipar y corregir errores en la programación, también podemos realizar un control aleatorio de los registros, nos permitirán identificar errores de digitación, conversiones y múltiplos que influirán sobre manera en la exactitud de nuestro inventario.

 Marco Espejo González

Jefe de Gestión del Conocimiento